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关于规范机关会议中心会议室使用管理的通知

撰写时间:2017-12-07 10:00??

城区各部门:

为规范城区机关会议中心会议室使用管理,节约高效提高使用效率,更好地为城区机关各部门提供会务服务保障,现将机关会议中心会议室使用管理有关事项通知如下:

一、机关会议中心会议室概况

城区机关会议中心现有会议室9间。

1、机关礼堂:最大可容纳约400人参会;

2、第一会议室(视频会议室):最大可容纳约80人参会;

3、第二会议室:最大可容纳约50人参会;

4、第三会议室:最大可容纳约35人参会;

5、第四会议室:最大可容纳约30人参会;

6、第五会议室:最大可容纳约30人参会;

7、第六会议室:最大可容纳约30人参会;

8、第七会议室:最大可容纳约45人参会;

9、第八会议室:最大可容纳约45人参会。

二、机关会议中心会议室使用管理办法

1、会议中心办公室负责统一管理和安排使用机关会议中心会议室。

2、按照“节约高效”使用的原则,申请单位尽量根据参会人数合理申请使用会议室。

3、按照“区委、人大、政府、政协会议”优先、“紧急重大会议”优先和“视频会议”优先的原则。当会议室安排使用发生冲突时,按照“优先”安排使用顺序,申请单位服从会议中心办公室的重新调配或暂停安排使用会议室。

4、第一至第八会议室的使用安排。申请单位需提前与会议中心办公室对接预约,并填写《兴宁区机关会议中心会议室使用申请审批表》,会议中心办公室在申请审批表上提出初审意见后,由申请单位主要领导在《兴宁区机关会议中心会议室使用申请审批表》上签章确认后,直接返回会议中心办公室安排使用会议室。

5、机关礼堂的使用安排。申请单位需提前2个工作日与会议中心办公室对接预约,并填写《兴宁区机关会议中心会议室使用申请审批表》,会议中心办公室在申请审批表上提出初审意见后,由申请单位将申请审批表逐级上报城区政府办、区委办审批,经审批同意后,申请单位将申请审批表返回会议中心办公室,由会议中心办公室做好会务准备工作。

6、会务签到、台卡、横幅等会议用品,由申请单位自行负责,会议中心办公室负责配合做好会场布置和会务服务工作。

三、会议室使用期间,申请单位要爱护室内的各种物品;布置会场时,不得随意张贴、装饰。会议室严禁携带易燃、易爆等危险物品,禁止吸烟,消除火灾隐患,确保会议室安全。

四、如会议安排有特殊要求的,申请单位应在《兴宁区机关会议中心会议室使用申请审批表》上注明,并在会前与会议中心办公室做好沟通安排。

五、会议室使用完毕后,申请单位应在《兴宁区机关会议中心会议室使用申请审批表》上客观填写会务服务评价意见。

六、本通知自2017年12月6日起实施。

(会议中心办公室负责人:张色英;办公电话:3290370,手机号码:13321601462;办公地址:机关办公区主楼一楼物业办公室)。

附件:1、《兴宁区机关会议中心会议室使用申请审批流程》;

?????2、《兴宁区机关会议中心会议室使用申请审批表》;

?????3、《兴宁区机关会议中心会务服务员岗位职责》。

?

??????????????????????? 南宁市兴宁区机关事务管理局

???????????????????????????????2017年12月1日

南宁市兴宁区人民政府主办

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